10 Mejores prácticas de CRM en 2022

El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés) es una de las soluciones más eficientes para fortalecer las conexiones con los clientes y cerrar contratos. Más empresas han comenzado a comprender la importancia de los datos de los clientes y ahora están utilizando CRM para gestionar sus relaciones con los clientes.

Una de las razones principales de su popularidad es que proporciona acceso a datos críticos. Los clientes se han vuelto más exigentes con los servicios y operaciones de las marcas debido al avance de las tecnologías de vanguardia en la comunicación de marketing.

Hay más de 400 CRM para elegir y utilizar para su negocio. Sacar el máximo provecho de su software de CRM y los procesos de ventas requiere una cuidadosa selección e implementación de la solución adecuada. Aprenda a elegir y usar un CRM para su empresa según las 10 mejores prácticas de CRM de los expertos.

1. No tenga prisa por elegir un CRM.

Cada CRM no se hace igual. Si selecciona uno sin investigar a fondo sus capacidades (y limitaciones), es posible que se quede atascado con un sistema que no es apropiado para su empresa. Sería mejor asegurarse de que el CRM que elija se integre con sus sistemas comerciales existentes.

¿Desea una solución basada en la nube o una que sea on-premises? ¿Preferiría tener un CRM con un contrato de servicio que requiera más inversión inicial o uno que cueste menos para instalar? ¿Necesita su empresa capacidades sofisticadas y altamente configurables, o son suficientes las funciones básicas? Tómese su tiempo y considere todas sus opciones cuidadosamente antes de decidir.

2. Establecer una norma de datos.

Para sacar el máximo provecho de su CRM, necesita tener información precisa y actualizada del cliente ingresada en el sistema. Sería útil si estableciera un estándar de datos sobre cómo se ingresará la información del cliente en el sistema y quién es responsable de mantenerla actualizada.

Los datos de contacto deben actualizarse regularmente para garantizar que su personal de ventas pueda completar más transacciones y generar mejores decisiones financieras para su organización.

Tener una gran cantidad de datos no garantiza conexiones exitosas con el cliente. Para aprovechar al máximo esta información, primero debe auditar y desmenuzar sus datos para conservar solo la información más importante y valiosa.

3. La automatización es crucial.

Muchos procesos de ventas y marketing se pueden automatizar, lo que libera a sus empleados para concentrarse en otras tareas. Considere qué operaciones se pueden automatizar, como el marketing por correo electrónico, las campañas en las redes sociales, la captura de clientes potenciales y el seguimiento.

Asegúrese de explotar todo el potencial de la automatización en su empresa. Debe identificar procedimientos sistemáticos en el flujo de trabajo de su equipo e implementar las soluciones de automatización ideales para estas actividades.

Aprovechar las capacidades de automatización de un CRM puede mejorar la eficiencia de las operaciones de su empresa. Puede minimizar la posibilidad de errores, acelerar los procedimientos y aumentar la productividad.

4. Use la analítica a su favor.

Los sistemas de CRM proporcionan una gran cantidad de datos que se pueden utilizar para mejorar sus estrategias de marketing y ventas.

Una de las características más interesantes de tener un sistema de CRM es su capacidad para examinar el comportamiento del cliente. ¿Por qué poner esfuerzo en una campaña que no se conecta con los clientes? Una empresa puede beneficiarse de un método exitoso y uno que ha fallado.

Utilice las herramientas analíticas disponibles en su CRM para generar informes que le ayuden a identificar tendencias y tomar mejores decisiones.

5. Considere la perspectiva del cliente.

Debe recordar el objetivo final de esta herramienta: ¡ofrecer experiencias agradables al cliente!

Los sistemas de CRM más efectivos utilizan datos de CRM para mejorar las experiencias del cliente. Recopile información de los clientes utilizando cuestionarios, encuestas y otros métodos. Hacer todo esto aumentará las conversiones y personalizará las interacciones para cada contacto.

También puede usar el comportamiento de sus contactos en las redes sociales para personalizar el recorrido del cliente al conocer sus intereses, demandas y preferencias.

6. Asegúrese de entender por qué está utilizando un CRM.

Históricamente, el 50% de los proyectos de CRM no satisfacen las expectativas de la gerencia. La razón principal de esta estadística negativa es que no se establecieron los objetivos previstos del proyecto.

Los objetivos de CRM y los KPI son aspectos críticos de su estrategia de CRM. Sería mejor si no cambiara o adoptara un nuevo CRM a menos que haya especificado objetivos corporativos.

Puede utilizar el enfoque de metas SMART para determinar sus objetivos de CRM y KPI. 

Estas son algunas preguntas que debes responder:

• ¿Por qué debemos usar el software CRM?
• ¿Cuáles son las ventajas de usarlo en lugar de otros tipos de software de automatización de marketing?
• ¿Cuáles son nuestros objetivos?
• ¿Qué hará el software de CRM para aumentar la productividad de nuestro equipo?
• ¿Cuando puedo esperar ver resultados?

Establecer metas claras poco después de la implementación de CRM puede ayudar a mantener todo alineado con los objetivos de su empresa. Ayudará a sus compañeros de equipo a mantenerse en el camino y ajustar sus actividades en consecuencia. Asegúrese de que los objetivos de CRM que establezca sean realistas y factibles para su equipo.

7. Seleccione un CRM que cumpla con sus requisitos.

Adoptar un CRM que sea apropiado para cada miembro del equipo es una práctica recomendada de CRM esencial. Sus ejecutivos pueden aprobar la compra de software de CRM, pero si a los empleados de ventas, marketing y soporte no les gusta, el programa puede fallar.

El primer paso para resolver este problema de implementación de CRM es encontrar una solución con todas las características que necesita. Las pequeñas empresas pueden considerar tener ventas, chat en vivo, marketing y funciones de mesa de ayuda para su sistema.

Llevar a cabo una encuesta en toda la empresa es el siguiente paso. Sería útil si considerara las preferencias de los equipos de marketing, ventas, atención al cliente, TI y finanzas que utilizarán el CRM. Al prestar mucha atención a las preocupaciones de todos los equipos, podrá tomar una decisión educada que beneficie a toda la organización.

8. Asegúrese de que sus empleados estén bien capacitados.

Pocos discutirían las ventajas de utilizar un sistema de CRM. Según Nucleus Research, los sistemas CRM devuelven un promedio de $5.60 a $8.71 por cada dólar gastado en el desempeño de la inversión.

Sin embargo, si no capacita a su personal en la utilización efectiva de CRM, toda la tecnología podría convertirse en poco más que un costoso sistema de archivo.

Cuando se trata de impartir su capacitación de CRM, concéntrese en ayudar a su personal a comprender lo que están viendo. Ponga a prueba a sus empleados sobre lo que han aprendido y entrénelos periódicamente para asegurarse de que todo se retiene.

9. Concéntrese en el trabajo en equipo.

Otra ventaja que tiene CRM sobre los sistemas tradicionales es la mejora de los esfuerzos de colaboración. Hacer que la misma información esté disponible en varios departamentos es un enfoque para disminuir la confusión que surge de tener demasiadas ideas.

Según estudios recientes, el 26% de los clientes pasaron de un representante a otro sin una solución a su problema. Resultó en frustración del consumidor y pérdida de ingresos. Ya sea que un consumidor esté hablando con un vendedor, otro, un especialista en TI o cualquier otra persona dentro del sistema de CRM de su empresa, todos tendrán acceso a los mismos programas e información actualizada que necesitan para proporcionar un servicio al cliente satisfactorio y factible. Como resultado, la cooperación dentro de la empresa será tan eficiente y efectiva como lo maneja un solo empleado.

10. Adaptarse al entorno cambiante.

Los negocios crecen. Pronto, su empresa podría convertirse en un líder del mercado. Si bien las ventas de su empresa están aumentando, necesitará más personas para manejar la demanda adicional. Necesitará más personas, y sus procesos de negocio podrían complicarse más. Es donde el software de CRM escalable es muy útil. Es una buena práctica elegir una solución de CRM escalable.

Un software de CRM escalable puede ayudarle a satisfacer las necesidades inmediatas y futuras de su empresa. Estos programas pueden ayudar en la reducción de costos, principalmente si están alojados en la nube.

Al emplear un CRM local, debe pensar en la administración de la base de datos, la seguridad y los gastos de mantenimiento del software. Los CRM locales tienen varios beneficios, como un control estricto de los datos. Sin embargo, también vienen con una gran cantidad de problemas. 

Los CRM basados en la nube son más fáciles de modificar con un clic de un botón. También minimizan los gastos al mantener los datos de su organización en un entorno de nube seguro.

Cómo usar CRM para sacarle el máximo partido

Usted puede aumentar su canal de ventas mediante el uso de su CRM correctamente. No entres en esta tecnología sin estar preparado. Cualquier nuevo programa que introduzca en su organización requerirá tiempo para la configuración y la capacitación.

Aquí están algunas maneras de sacar el máximo provecho de sus sistemas de CRM.

• Ayude a su equipo a adoptar el nuevo sistema. La adopción de CRM puede ser difícil, ya que a menudo implica un cambio en la cultura corporativa. Según las estadísticas, el 40% de los trabajadores no están familiarizados con una solución de CRM o cómo utilizarla. Al principio, su equipo puede dudar sobre el cambio, pero debe asegurarse de que todos los miembros del personal estén a bordo y hayan recibido la capacitación necesaria para aprovecharlo de manera efectiva. Se necesita tiempo para que se convierta en un hábito.
• Automatice tantas actividades como sea posible. Asegúrese de que su sistema CRM está haciendo lo que está destinado a hacer. Aproveche las capacidades de automatización del flujo de trabajo de un CRM. Agilice su proceso de entrada de datos, evite errores humanos y ayude a su personal a ser más productivo eliminando tareas que consumen mucho tiempo. Desde el primer día, asegúrese de que existan informes efectivos y decisiones basadas en datos.
• Actualice la información del cliente regularmente. Es probable que usted y su equipo tengan procesos para minimizar la entrada de datos, crear informes y utilizar estadísticas para impulsar las métricas de ingresos. Es fundamental actualizar rápidamente la información de sus clientes a medida que haya nuevos datos disponibles. Los datos proporcionados por su sistema CRM son una mina de oro de información al consumidor. Sin embargo, solo es valioso si se guarda e interpreta correctamente.
• Utilice CRM para integrarse con otro software de negocios. La incorporación de su CRM actual en aplicaciones adicionales mejora su utilidad. Puede utilizar plugins y extensiones para conectar su CRM con otro software de negocios, como su contabilidad o plataformas de comercio electrónico.
• Personalice las vistas y los informes para que coincidan con sus necesidades. La personalización de CRM es esencial porque le permite cambiar el sistema de acuerdo con sus preferencias. Al personalizar su CRM, puede asegurarse de que la información mostrada sea relevante para sus objetivos comerciales.
• Esté atento a las últimas tendencias para ayudarle a personalizar su sistema CRM. Para mantenerse actualizado sobre las últimas tecnologías, como la inteligencia artificial, actualice su software CRM con regularidad. Haga que su software sea móvil si es posible. Es fundamental tener un CRM que funcione en muchos dispositivos.

Un sistema de CRM es un activo excelente, no importa cuán grande o pequeña sea su empresa. Es fundamental utilizar el software adecuado para crear y mantener las interacciones con los clientes. Deshágase de los procedimientos que consumen mucho tiempo y deje que la tecnología le ayude a hacer crecer su negocio. Aproveche al máximo su inversión seleccionando un CRM robusto. Para mejorar la rentabilidad y la eficiencia, integre sus sistemas de ventas y contabilidad.